Instrumentos de gestão empresarial

Existem diversos instrumentos e ferramentas gerenciais de suporte a gestão empresarial foram desenvolvidas ao longo do tempo, principalmente em períodos de crise e acirramento da competitividade entre empresas, quando surgem dúvidas ao empresário.

Qual é a melhor solução para ser utilizada no dia a dia para suporte as suas decisões? Encontramos várias soluções se apresentam de forma inovadora ou como alternativa exclusivamente eficiente para todos os problemas. Grande soma de recursos são investidos em promessas de soluções apresentadas por consultores e empresas fabricantes de software.

Encontramos várias decisões privilegiam soluções prontas, baseadas em sucessos em outras empresas de outras realidades. Muita vezes acaba em segundo plano o respeito a cultura organizacional, o mapeamento das atividades, a busca pela geração de valor, a identificação e exploração do talento individual e a visão integrada de processos.

Todavia, existem diversas ferramentas e soluções simples, de baixo custo que podem aumentar a produtividade, aumentar o valor agregado, o controle de qualidade e conseqüente satisfação do cliente, e por fim a maximização do resultado econômico da empresa. A abordagem metodológica utilizada neste artigo é analítico-conceitual, portanto teórico, com objetivo exploratório.

Os gestores têm a preocupação de superar a concorrência ou simplesmente em se manter no negócio, alguns gestores tendem a adotar, sem maiores critérios, os modismos divulgados no mercado, e aqueles indicados por parceiros ou consultores de forma geral. Altos volumes de recursos financeiros são investidos, e incorrem no comprometimento de tempo de funcionários estratégicos, e os resultados são na maioria das vezes irrisórios.

Nesse aspecto vale à pena investigar essas falhas citadas acima, e as origens de oportunidades irreais, que se tornam verdadeiras portas de entrada na empresa, para ingressos de soluções equivocadas nessas empresas, isso pode ser observado com maior ênfase nas pequenas e médias, na maioria empresas familiares.
Existem diversas soluções e técnicas simples e de baixo custo, que podem e devem ser adotadas pelas empresas em geral, qualquer que seja o ramo de atividade que ela esteja inserida. Várias ferramentas podem aumentar a produtividade da empresa, com isso gerar maior valor agregado ao cliente, melhorar a qualidade dos produtos, satisfação para o cliente e gerar rentabilidade.

Um fator que contribui para o quadro descrito acima é fato de que, as empresas tradicionais são organizadas por estruturas pesadas, formatadas em modelos ultrapassados, baseados na Revolução Industrial, com à ênfase no aspecto interno, e ignora que a empresa é um conjunto de processos, voltados ao atendimento das necessidades dos clientes, segundo WOOD JR (2001).

As ferramentas gerenciais são importantes, pois geram benefícios: melhoria da qualidade e produtividade, mas vários cuidados devem ser considerados e serão abordados neste texto.
Este estudo não tem a pretensão, de citar todas as necessidades gerenciais existentes e as ferramentas gerenciais para apoio à tomada de decisão nas empresas, mas se propõe apresentar uma análise crítica de sua utilização.

Portanto, os termos ferramentas e instrumentos de gestão aqui utilizados servirão para apontar softwares de computador, técnicas gerenciais, conceitos e métodos de trabalho voltados ao apoio à decisão do administrador, controle a análise das operações. Algumas ferramentas básicas de gestão, citadas abaixo genericamente, poderão ser utilizadas pelas empresas em geral, de acordo com objetivo ou necessidade, para maior aprofundamento em cada ferramenta, sugerem-se uma análise da aderência na atividade de cada empresa.

O objetivo deste trabalho é demonstrar que, para cada necessidade existe uma ferramenta adequada, aplicáveis na maioria atividades empresariais, e pode ser uma solução simples ou complexa, dispendiosa ou não, dependendo de cada situação concreta.

A empresa é um sistema orgânico, e, portanto, como todo ser vivo, reage de forma diferente, diante de problemas e soluções semelhantes e sofrendo grande influência do ambiente interno e externo no qual está inserido. Portanto, quando sistemas prontos são “importados”, podem ser ignorados os aspectos internos da empresa, e em grande parte responsável pelos casos de insucesso na implantação dessas soluções.

Dessa forma, diversos exemplos de insucesso na implantação, como no sistema de gestão da produção, sistemas do tipo MRP II, ainda sistemas integrados conhecidos como ERP Enterprise Resource Planning.

Um sistema para ter aderência numa empresa precisa ser adaptado e customizado de acordo com a sua realidade, deve0se considerar os aspectos relativos à cultura organizacional, ambiente interno e externo em que a empresa está inserida, o envolvimento e o treinamento de pessoas, e ainda ser factível o custo x benefício desse sistema para a empresa.

A empresa é um conjunto de processos, em na visão tradicional ainda existem muitas resistências dos executivos em substituir a visão funcional por uma visão de processos.

A gestão por processos não é uma novidade, mas tem condições de melhorar a gestão da empresa, gerar economia, melhorar a eficiência e a eficácia dos processos e dos resultados econômicos do negócio. Todavia necessitará redefinir seus processos, estruturar suas operações.

WOOD JR (2001) cita que processos são os caminhos a serem percorridos pelos produtos ou serviços, mediante a utilização de recursos para atendimento às necessidades do cliente objeto de qualquer empresa.

Ainda segundo WOOD JR (2001), os processos não são sempre claros e é necessário identificar os processos essenciais, para geração do produto final da empresa, é essencial enxergar os processos e saber classificá-los para buscar melhorias.

Surgiram diversas ferramentas ao longo do tempo, algumas oriundas de conceitos antigos, com uma nova forma de apresentação, outras como solução milagrosa, conforme já mencionado. Uma questão, que fortalece esta abordagem se deve a própria forma de gestão das empresas e do comportamento dos seus gestores, com “visão local”, ou seja, buscar melhorias em cada setor, sem buscar a visão integrada de processos.

“A soma dos ótimos locais não é igual ao ótimo global”, em contraposição as regras convencionais, cuja regra é “A única maneira de chegar ao ótimo global é a garantia dos ótimos locais”, segundo regras da TOC – Teoria das Restrições de Goldratt (COGAN, 2007, p. 25).

Nesse sentido as empresas aplicam soluções com objetivo de melhorias locais ou por “modismo”. A decisão de adotar uma solução adequada à empresa deveria ser voltada ao seu processo, portanto necessitando de um estudo relativo ao mapeamento de processo, fluxo e análise de valor, com o objetivo de melhorar a eficácia da empresa, e eficiências de suas operações, para atendimento de seus objetivos.
“Metodologia do processo de tomada de decisão, consiste em três grandes etapas: o exame ou análise do problema, o desenvolvimento ou desenho de cursos de ação e a implementação da decisã.” (PADOVEZE, 2003, p. 30). Portanto os modelos a serem adotados, devem estar coerentes à decisão tomada.

Entender o mapeamento de processos da empresa é fundamental, para implantação de um novo software ou aplicação de qualquer ferramenta de apoio à decisão. O mapeamento do fluxo de valor é toda ação necessária para trazer um produto por todos os fluxos essenciais a cada produto. Mapear o fluxo de valor é uma ferramenta essencial (SHOOK, 2003, p. 3 e 4.).

Percebe-se que a solução adequada para a empresa, é aquela aderente aos seus processos, portanto nenhuma solução isolada pode atender plenamente todas as necessidades da empresa, através do planejamento de suas atividades, pode ser adequado adotar várias ferramentas e soluções de forma integrada para agirem conjuntamente, adotando uma visão holística do processo, visando à geração de valor.

Segundo (WOOD JR, 2001, p. 26), modernas ferramentas de gestão empresarial, como os sistemas informatizados integrados do tipo ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, o SAP, pressupõem que a gestão da empresa se dê por processos – e, portanto, só têm máximo resultado quando a empresa que os utiliza já está estruturada por processos – e que ela já seja administrada por eles.

A utilização e ferramentas evita armadilhas, segundo BANAS [199-?] como o hábito de utilizar ferramentas adequadas, evita uma série de armadilhas, comuns na rotina das empresas: concluir por intuição, decidir pelo caminho mais curto, dimensionar mal o problema, contentar-se com uma única solução, isolar-se com o problema, desprezar detalhes. De acordo com BANAS [199-?], foi constato que 95% dos problemas de uma empresa podem ser resolvidos com as ferramentas básicas da qualidade, sendo importante praticá-las.

Alguns exemplos Ferramentas: Mapeamento de Processos (BPM) de acordo com Guerra (2011), Orçamento Empresarial, Gerenciamento de Filas de Espera, Produção Enxuta, Indicadores de Gestão pela Qualidade segundo Marshall Júnior (2007), Relatórios de Gestão Contábil-Financeira, Sistemas de Administração da Produção – SAP (produção puxada ou empurrada, Correa et al. (2001), Gestão das Restrições (TOC), Gestão de Custos (absorção, ABC, direto / variável) segundo Martins (2006), Indicadores de Desempenho de Gestão Estratégica (BSC) segundo Lobato (2006).

Conclui-se que a utilização integrada de ferramentas gerenciais e o mapeamento dos processos podem contribuir para a melhoria do resultado empresarial. Sugere-se por fim novas pesquisas com análises quantitativas e comparativas entre empresas que utilizam ferramentas gerenciais e empresas que não utilizam ferramentas gerenciais de forma integrada, para fins de evidenciação de resultados econômicos comparativos.