Processo ou gestão? Eis a questão

Até hoje nunca vi ninguém fazer alguma coisa com o objetivo claro de dificultar um processo. Sempre há alguém tentando mapear um processo aqui, implantar um sistema ali, outro acolá, enfim, tudo para que os processos andem melhor.

Não que organizar processos ou implantar sistemas sejam desnecessários, mas devem ser encaradas como um meio para algo e não algum tipo de “santo milagreiro” ou passaporte para o sucesso que, se o varejo tiver, todos seus problemas se resolvem.

Se olharmos um fato recente que interfere na vida de todos nós fica fácil de compreender. Desde a pandemia, o Brasil passa por uma transição econômica. Esse cenário não foi devido à falta de desenho de processos ou sistemas, mas sim de uma gestão eficaz por conta de mudanças bruscas provocadas pelo período pandêmico.

Quando digo gestão eficaz, me refiro ao conjunto de atividades, atribuições e método capazes de organizar os recursos de forma a obter o máximo de retorno, imune aos interesses pessoais. Faltou definir de processos? Não! Faltou gestão!

Algumas empresas brasileiras ainda não perceberam que entre todas as coisas necessárias para se resolver um problema, a primeira é reconhecer a sua existência, ao passo que decidir por melhorar um processo sem saber qual o problema é o mesmo que tomar um remédio para depois saber qual a doença.

Ao olhar para o varejo, ainda mais em tempo de dificuldades, as “doenças” ou problemas prioritários se focalizam no aumento de vendas, redução do Custo da Mercadoria Vendida (CMV), redução dos dias de estoque e motivação dos colaboradores. Entretanto, perguntas simples como “Quanto aumentar as vendas até o final de 2023?” ou “Quanto reduzir o CMV para os próximos seis meses?”, são fundamentais para que os problemas sejam reconhecidos. Em outras palavras, tudo começa com a definição de uma meta que sempre deve ter um objetivo, um valor e um prazo, por exemplo, aumentar vendas em 15% até dezembro, ou reduzir 2% o CMV até julho de 2024.

Definir uma meta é atribuição essencialmente relacionada a quem comanda a empresa, ou seja, aquelas pessoas que ocupam a função direção do negócio. Já a alcançar essas metas (fazer o resultado acontecer) é de responsabilidade daquelas pessoas que “tocam” o negócio no dia a dia, por exemplo, um gerente de loja, um gerente de compras, um gerente de marketing, etc.

A maneira mais segura, rápida e de baixo custo para resolver os problemas do varejo é aplicação do método PDCA (Plan, Do, Check e Act - que significa Planejar, Executar, Verificar e Atuar). Esse método assegura que as ações necessárias para alcançar os resultados serão definidas de forma assertiva.

Mapear processos? Mudar mix? Treinar pessoas? Ter um sistema informatizado novo? O método responde, incluindo o “como”, “quando” e “quem” irão executá-las. A aplicação dele garante a execução das ações em menor tempo e a melhoria dos resultados e motivação dos colaboradores.

Para melhorar realmente os resultados de seu varejo, melhore sua gestão. O resto é meio.

*É mestre em Estratégia de Operações e diretor da Telos Resultados