Auditoria Digital do SPED: seis dicas para não errar na escolha do seu fornecedor

Diante das novas obrigações acessórias instituídas pelo Projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que exige a entrega de cada vez mais informações tributárias por meio digital, torna-se fundamental a realização de auditorias nos arquivos que são frequentemente enviados ao Fisco. Para agilizar o processo e garantir a efetiva validação de todos os dados, algumas empresas já oferecem esse serviço amparadas por ferramentas eletrônicas de análise, dando início a que conhecemos por Auditoria Fiscal Digital.

Alguns fatores como a complexidade das exigências dos Guias Práticos disponibilizados pelo Fisco, e até mesmo a pouca disponibilidade de profissionais fiscais e contábeis especializados em SPED nas empresas de softwares fiscais ou mesmo em escritórios de contabilidade, obrigam os contribuintes a buscarem essas auditorias especializadas como uma solução que garanta a integridade do conteúdo dos arquivos. Afinal, no SPED Fiscal, por exemplo, a variação das legislações conforme os diferentes Estados é um desafio até mesmo para alguns profissionais já habituados à complexidade do sistema tributário brasileiro.

Com este cenário, é crescente o número de empresas que passaram a oferecer esse tipo de auditoria, realizada por meio de softwares. Tornou-se crescente também a insegurança com relação à escolha dos fornecedores, que é sempre permeada por dúvidas como: será que ele conseguirá realmente garantir o meu compliance com a legislação? Será que estarei livre de multas e outras penalidades geradas por inconsistências nos arquivos?

Pensando nisso, elencamos seis passos para que você possa realizar a escolha da empresa que fará a auditoria dos seus arquivos da forma mais segura possível:

1- Procure conhecer a empresa

Informações sobre como surgiu, quem são os proprietários, quem são os clientes, e se existem cases de sucesso permitem entender melhor a proposta e o posicionamento do fornecedor no mercado.

2- Busque referências

Entre em contato com clientes ativos e questione sobre o conteúdo técnico dos profissionais da empresa e do produto.

3- Procure conhecer os profissionais que estão por trás da ferramenta

Auditoria Fiscal Digital pressupõe cruzamentos com base no leiaute do SPED adequados a regras fiscais, contábeis e tributárias. Porém, é comum encontrarmos empresas oferecendo esse tipo de auditoria sem ao menos contar com profissionais do ramo em seu time de colaboradores.

Nesta etapa, verifique também se as regras de auditoria foram desenvolvidas de acordo com a legislação vigente, e se informe sobre quem irá atualizar a ferramenta quando houver alterações no leiaute, na legislação, inclusão de novos registros, novas instruções de preenchimento, etc.

4- Procure conhecer o software de Auditoria oferecido

A realização de testes na ferramenta de auditoria é uma forma de verificar a funcionalidade do produto oferecido, de preferência se forem feitos utilizando o seu próprio arquivo. Devem ser analisados pontos como: velocidade, objetividade dos retornos, fundamentação legal, níveis técnicos de auditoria e a praticidade na utilização.

5- Envolva as áreas usuárias

Qualquer aplicativo ou serviço que não possua o comprometimento por parte dos usuários tende a ser um custo e se tornar obsoleto ao longo do tempo. Para extrair o máximo dos benefícios de uma auditoria digital, é importante o engajamento de todos os usuários envolvidos no processo, uma vez que as ferramentas também possibilitam a visualização de dados aos quais dificilmente a empresa teria acesso.

6- Equacione Tempo x Riscos x Benefícios

A grande questão discutida em boa parte dos departamentos fiscais das empresas brasileiras é se vale mesmo a pena se preparar para cenários futuros e se prevenir, ou se é melhor continuar correndo riscos de forma tranquila, sem saber que o risco ou o erro existem. Para mim, a melhor tática para se chegar a essa resposta é, após conhecer uma ferramenta de auditoria digital, colocar no papel o quanto a empresa irá investir versus os benefícios que ela receberá em troca, levanto em conta também o tempo necessário até que se tenha os resultados almejados.

Gustavo Luiz Brondi é consultor em Tributos Indiretos e SPED da ASIS Projetos